Was macht man, wenn man feststeckt und niemanden stören will?
Du kennst das vielleicht: Du arbeitest gerade an einer Aufgabe, alles läuft gut, bis zu dem Moment, wo du nicht weiterkommst. Ein unerwarteter Fehler, ein unklarer Kontext, eine Entscheidung, die du nicht allein treffen willst. Es geht einfach nicht weiter.
Der erste Impuls? Eine Kollegin oder einen Kollegen fragen. Aber: Du weißt, sie stecken gerade selbst tief in ihrer Arbeit. Du willst sie nicht herausreißen, aber ohne Hilfe geht’s bei dir auch nicht voran. Und plötzlich bist du blockiert. Du wartest. Grübelst. Du versuchst, es irgendwie selbst zu lösen. Verlierst dabei Zeit. Und Energie. Vielleicht nervt es dich auch, dass du schon wieder nicht weiterkommst. Solche Situationen kennen wir alle. Und sie sind ein guter Anlass, sich zu fragen: „Wie können wir unsere Arbeit so organisieren, dass wir effizient vorankommen, ohne uns ständig gegenseitig zu unterbrechen?“
In vielen Unternehmen entsteht unnötiger Stress durch unklare Kommunikation oder fehlende Struktur. Bei datenwerk setzen wir deshalb auf transparente Prozesse, gemeinsame Rituale und klare Kommunikationssignale. Agiles Arbeiten hat sich nicht nur in Agenturen wie datenwerk, sondern auch in großen Organisationen als effektive Methode etabliert, um mit Komplexität und Unsicherheit umzugehen. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie agiles Arbeiten bei uns funktioniert. Ganz konkret, mit erprobten Methoden, Alltagsbeispielen und ein paar persönlichen Learnings.
Was bedeutet agiles Arbeiten im datenwerk?
Der Unterschied zu starren Prozessen liegt darin, dass wir agile Methoden flexibel einsetzen, und das so, wie sie unseren Teams und Projekten am meisten nützen. Agiles Arbeiten bedeutet bei datenwerk: flexibel bleiben, effektiv zusammenarbeiten und dabei den Überblick behalten. Unsere Definition von Agilität ist praxisnah und richtet sich am Arbeitsalltag aus, damit sie unseren Projekten und Kunden echten Mehrwert bringt.
Wir arbeiten in interdisziplinären Teams, in denen UX-Designer:innen, Entwickler:innen, Konzepter:innen und Berater:innen eng zusammenwirken. Damit das klappt, benötigen wir Strukturen, die Orientierung geben, ohne starr zu sein. Und genau das ist für uns der Kern agilen Arbeitens.
Wir nutzen:
- Kalender als Navigationssystem
- Jira für Aufgaben- & Projektmanagement (APs)
- Kanban (tägliches Meeting um 9:45 Uhr)
- Scrum-Elemente (Planning Poker, Story Points)
- Kurze Pair-/Team-Sessions für schnelle Problemlösungen
Deep Work und offene Türen – wie passt das zusammen?
In einem offenen, agilen Team wie in der datenwerk Agentur ist gute Kommunikation alles, aber manchmal ist keine Kommunikation genauso wichtig. Nämlich dann, wenn jemand gerade tief konzentriert arbeitet.
Ob Konzepter:in, Entwickler:in oder Designer:in: Jede Rolle kennt diese Phasen, in denen man völlig versinkt, ob in einer Idee, im Code oder im Figma-Layout. In solchen Momenten gestört zu werden, kann mühsam sein. Denn es dauert oft lange, wieder in denselben Denkfluss zurückzufinden. Genau das ist der Grund, warum wir im datenwerk versuchen, Deep Work zu schützen, ohne unerreichbar zu sein.
Der Kalender ist unser Navigationssystem
Bei uns ist der Kalender ein zentrales Werkzeug, um die Zusammenarbeit und damit agiles Arbeiten reibungslos zu gestalten. Und zwar nicht nur für Meetings, sondern auch für Fokuszeiten. Viele von uns blocken sich gezielt Zeiten im Kalender, um ungestört an Konzepten, Codes oder Texten zu arbeiten.
Der Vorteil: Wir können gegenseitig in die Kalender schauen und so einschätzen, ob jemand gerade Luft hat oder eher nicht. Das hilft enorm, um Meetinganfragen sinnvoll zu timen oder einfach mal nachzufragen: „Wann wäre ein guter Zeitpunkt für dich?“
Hilfe holen, ohne zu stören
Wenn ich bei einer Aufgabe feststecke, überlege ich zuerst: „Muss ich sofort jemanden fragen oder kann ich es dokumentieren und später klären?“ In vielen Fällen hilft es, sich die Frage erst einmal selbst schriftlich zu beantworten oder sie gezielt in den nächsten Kanban-Termin mitzunehmen. Auf das Prinzip von Kanban werde ich im nächsten Abschnitt genauer eingehen.
Wenn es doch dringend ist:
- Schaue ich zuerst in den Kalender: Ist gerade ein Fokusblock eingetragen? Ist die Person in einem Termin?
- Dann frage ich über unser Messenger-Tool mit einer kurzen Nachricht an: „Kurze Frage, passt’s gerade oder später?“
- Oder ich schlage direkt einen Kalendereintrag für ein kurzes Gespräch vor, das ist bei uns total üblich und niemand nimmt es übel, wenn man dafür 15 Minuten blockt.
Methoden, die helfen, unsere Effektivität zu steigern
Die Frage, wie man konzentriert arbeiten kann und trotzdem gut abgestimmt bleibt, ist bei uns nicht nur eine Frage der Haltung, sondern auch der Tools und Methoden, die wir im Alltag einsetzen.
Jira: Unsere Zentrale für Aufgaben, Projekte und Arbeitspakete
Im datenwerk nutzen wir Jira als unser zentrales Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool. Hier landen alle Arbeitspakete (APs), egal ob Konzept, Design, Entwicklung oder Abstimmung.
Jedes AP hat:
- einen klaren Titel
- eine Beschreibung, was genau zu tun ist
- eine Einschätzung in Story Points (Aufwand, Komplexität, Risiko)
- und eine verantwortliche Person oder ein Team
Falls du mehr über diese Methoden erfahren möchtest, findest du auf unserem datenwerk Blog Beiträge zum Scrum Planning Poker und den Story Points!
Die Jira-Tickets helfen uns nicht nur dabei, Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren, sondern auch:
- Fortschritte sichtbar zu machen
- Abhängigkeiten früh zu erkennen,
- und offene Fragen direkt an der richtigen Stelle zu klären.
Jede Aufgabe ist an ein konkretes Ziel geknüpft, sei es eine sichtbare Verbesserung im Design oder die Zielerreichung im laufenden Sprint.
Kanban: Unser gemeinsamer Tageskompass
Was uns jeden Tag den Fokus gibt, ist unser Kanban-Meeting um 9:45 Uhr. Dort schauen wir gemeinsam auf das Kanban-Board und sprechen durch:
- Was gerade in Arbeit ist,
- was heute (realistisch!) geschafft werden soll,
- was blockiert ist oder Rücksprache braucht.
Das tägliche Kanban hat viele Vorteile:
- Alle sehen, woran die anderen gerade arbeiten
- Unklarheiten oder Engpässe tauchen schnell auf
- Man kann eigene Fragen gezielt dort platzieren, statt Kolleg:innen spontan im Flow zu unterbrechen
Das Kanban-Board ist für uns nicht nur ein Visualisierungstool, sondern auch ein wichtiges Element im täglichen Management unserer Arbeitspakete. Durch die klare Struktur behalten wir nicht nur intern den Überblick, sondern auch unsere Kunden profitieren davon, weil Entscheidungen schneller getroffen und Blockaden früh erkannt werden. Das tägliche Kanban-Meeting ist für uns mehr als ein Ritual, es ist eine gezielte Maßnahme, um den Tag zu strukturieren, Abhängigkeiten zu klären und als Team fokussiert zu bleiben.
Zwei besser als einer – gemeinsam am Problem arbeiten
Bei bestimmten Aufgaben lohnt es sich, gemeinsam hineinzugehen, aber nicht unbedingt im klassischen Sinne von Pair Programming, wie man es aus der Softwareentwicklung kennt (eine Person tippt, die andere denkt mit).
Im datenwerk meinen wir damit oft etwas anderes: eine fokussierte, kurze Session zu zweit oder dritt, direkt am Problem, ohne lange Vorbereitung oder Statusgespräche.
Möglicher Ablauf:
- 5 Minuten: Kurzes gemeinsames Brainstorming oder Situationsklärung: Was ist gerade das Problem?
→ Ist-Soll-Werden-Methode oder „Was wünsche ich mir als Ergebnis?“ - 10 Minuten: Direkt ins Tun kommen und gemeinsam ausprobieren, visualisieren, Konzepte konkretisieren. Eine Person schreibt, die andere denkt mit.
- Restzeit: Diskutieren, bewerten, Entscheidung treffen oder nächsten Schritt festlegen
Das passiert bei uns informell, spontan und ohne viel Bürokratie, gerade deshalb ist es so effektiv.
Wir nennen das intern manchmal auch einfach: „Lass uns kurz gemeinsam drüberschauen“, aber es steckt mehr dahinter: ein Verständnis davon, dass gute Arbeit oft im Dialog entsteht, nicht im stillen Kämmerlein.
Was ich daran besonders mag: Diese Sessions helfen nicht nur, schneller weiterzukommen, sie machen auch Spaß, fördern gemeinsames Lernen und verhindern, dass man sich stundenlang allein im Kreis dreht.
Fazit: Effektivität und Effizienz entstehen durch Klarheit – nicht durch Tempo
Seit ich bei datenwerk arbeite, habe ich einen ganz neuen Zugang zur Frage gefunden, was effektiv arbeiten eigentlich bedeutet. Früher dachte ich oft: "Effektivität" = Geschwindigkeit. Doch das ist Effizienz. Möglichst viel schaffen oder möglichst schnell entscheiden. Aber das führt, gerade in komplexen, kreativen Projekten, oft eher zu Chaos als zu Ergebnissen.
Im datenwerk habe ich gelernt, dass echte Effektivität mit Klarheit beginnt:
- Klarheit über was zu tun ist
- warum es getan wird,
- wer wann zuständig ist
- und wie wir miteinander arbeiten wollen.
Unser tägliches Kanban-Meeting um 9:45 Uhr ist dabei mein Anker. Es gibt Struktur, Fokus und macht sichtbar, wo Unterstützung gebraucht wird. Pairing oder kurze gemeinsame Sessions zeigen mir, dass ich nicht alles allein lösen muss, im Gegenteil: gemeinsam entstehen oft die besseren Ideen.
Agilität bedeutet für uns, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und Prozesse so anzupassen, dass sie uns und unseren Projekten wirklich helfen. Die Basis dafür ist kein Tool, sondern gemeinsame Prinzipien: Vertrauen, Verantwortung teilen und den Mut, Dinge laufend zu hinterfragen. Für mich heißt effektives agiles Arbeiten bei datenwerk: fokussiert sein, aber nie allein.
Wenn noch weitere Fragen oder Interesse an unseren Arbeitsmethoden im datenwerk hast, nimm gerne Kontakt mit uns auf. Unsere Expert:innen helfen dir gerne weiter!